Aplicaciones para realizar videoconferencias y cómo funcionan

Actualmente existe en el mercado una amplia oferta de aplicaciones o programas para realizar videoconferencias que facilitan el teletrabajo. En el ámbito empresarial actual el teletrabajo toma cada vez más importancia, y uno de los aspectos fundamentales de esta forma de trabajar es la posibilidad de realizar videoconferencias.

En este artículo hablaremos de qué es una videoconferencia y por qué son tan importantes en el teletrabajo. también hablaremos de algunas de las mejores aplicaciones de videoconferencia existentes en el mercado como Skype, Zoom, Hangouts, FaceTime, TrueConf y Livewebinar.

Las aplicaciones para realizar videoconferencias facilitan el teletrabajo

Que es una aplicación para videoconferencias

Una videoconferencia es un sistema de comunicación interactivo donde dos o más usuarios pueden mantener una conversación virtual en tiempo real, utilizando para ello herramientas digitales y comunicación por red.

Ventajas de las aplicaciones para videoconferencias

Realizar videoconferencia favorece el teletrabajo y tiene una serie de beneficios como son:

• Reducción de los costes al evitar desplazamientos.
• Se dispondrá de más tiempo ya que en los desplazamientos se pierde en transporte, colas, y aparcamientos.
• Favorece el enfoque en los temas fundamentales, ignorando temas secundarios o sin interés.
• Se puede acceder desde cualquier lugar en cualquier momento.
• Favorece el intercambio de ideas y la búsqueda de soluciones.
• Permite incluir diversos participantes durante el transcurso de la comunicación.

Las mejores aplicaciones para videoconferencias

A continuación, hablaremos de cinco de las mejores aplicaciones para realizar videoconferencias, destacando cuáles son sus principales características y mostrando cúal es su funcionamiento.

1. Videoconferencias con Skype

Skype es un servicio de comunicación en línea de Microsoft que permite a los usuarios realizar llamadas de voz y video, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos a través de Internet. Viene preinstalada en Windows 10 y puede ser descargada desde la página web oficial, Google Play y la App Store. Es una herramienta que puede ser utilizada para muchos tipos de videoconferencias, desde llamadas con vídeo entre dos, hasta reuniones empresariales con múltiples usuarios, o incluso para dar clases a través de internet.

Sus principales características son:

• Permite realizar llamadas de audio y vídeo de alta definición.
• Permite compartir pantallas.
• Puede grabar llamadas y hacer uso de subtítulos.
• Utiliza un sistema de cifrado para garantizar la seguridad de las llamadas.
• Admite hasta 50 usuarios simultáneos.
• Permite contactar con usuarios que no tengan Skype.
• Dispone de chat y la opción de enviar archivos entre usuarios.

Cómo funciona Skype

Para usar Skype, se necesita tener una cuenta de usuario y una conexión a Internet.

A continuación, se describe el funcionamiento de las principales funciones de Skype:

• Llamadas de voz y video: Skype permite realizar llamadas de voz y video de forma gratuita entre usuarios de Skype en todo el mundo. Para hacer una llamada, se necesita tener la aplicación Skype instalada en un dispositivo con micrófono y cámara (como una computadora, un teléfono inteligente o una tableta), y que el usuario con quien se desea comunicar tenga también Skype instalado. Las llamadas de voz y video se realizan a través de la conexión a Internet, lo que significa que se pueden realizar llamadas de larga distancia sin costo adicional.
• Mensajería instantánea: Skype también permite enviar mensajes de texto a otros usuarios de Skype. Los mensajes de texto se envían a través de la conexión a Internet y se entregan en tiempo real. Los usuarios de Skype también pueden enviar mensajes de voz, mensajes de video y archivos a través de la función de mensajería instantánea.
• Compartir pantalla: Skype ofrece la función de compartir pantalla, que permite a los usuarios mostrar lo que hay en su pantalla a otra persona o grupo de personas. Esto es útil para presentaciones, demostraciones o colaboraciones en línea.
• Llamadas a teléfonos fijos y móviles: Skype también permite realizar llamadas a teléfonos fijos y móviles en todo el mundo a través de su función de llamadas pagadas. Para hacer esto, se necesita tener crédito de Skype o una suscripción.

 

2. Videoconferencias con Zoom

Zoom Meeting es una aplicación para videoconferencias que destaca por estar especializada para el ámbito empresarial. Desde la plataforma Zoom es posible realizar videoconferencias, chatear e impartir webinars (videoconferencia para impartir una clase) de forma fácil y rápida.

Las principales ventajas de utilizar Zoom como herramienta para realizar videoconferencias y facilitar el teletrabajo son.

• Es capaz de incluir hasta 1000 personas de forma simultánea.
• Dispone de videotutoriales para aprender a utilizar todas sus funciones.
• Permite configurar distintos niveles de visibilidad para los participantes de la videoconferencia.
• Permite el envío de archivos y dispone de sistema de chat.
• Se pueden programar y grabar reuniones (Zoom Rooms), con la opción de compartir pantalla durante ellas.
• Cuenta con una pizarra virtual, donde poder dibujar o escribir en tiempo real.
• Permite compartir la pantalla y mostrar la webcam al mismo tiempo (ideal para mostrar el contenido de la pantalla sin perder la imagen del emisor).
• Tiene la posibilidad de añadir una imagen como fondo de la videoconferencia.
• Es posible compartir en directo con redes sociales como Facebook Live y YouTube.
• Es multiplataforma (linux, Windows, Android e iOS).

Cómo funciona Zoom

Para unirse a una videoconferencia con Zoom hay que recibir una invitación por correo electrónico, por SMS, por teléfono, dispositivos H.323/SIP o desde la aplicación para escritorio o dispositivos móviles específica de Zoom. Cada reunión dispone de un ID único compuesto por 9, 10 u 11 números.

A la hora de unirse a una reunión se pueden activar o desactivar el micrófono y la cámara de forma independiente, pudiendo así participar en la misma de la forma que mejor se desee.

Con Zoom es posible crear reuniones recurrentes, realizando las llamadas y los enlaces necesarios de forma automática cada vez que se vaya a producir la reunión.

La transcripción del audio es otra de las funciones útiles de Zoom en el ámbito empresarial,

3. Videoconferencias con Google Hangouts

Esta herramienta gratuita de Google, necesita de una cuenta Gmail para poder utilizarla. Es multiplataforma, pudiendo utilizarse desde Ordenadores personales, o dispositivos Android y Apple.

Se trata de una aplicación ideal para realizar videoconferencias entre usuarios, reuniones con múltiples participantes o incluso dar clases. Cabe destacar que Google Hangouts permite emitir en directo, generando un enlace desde el que cualquier persona puede acceder a la emisión (por ejemplo, El FC Barcelona utilizó en su día Hangouts para presentar a su jugador Neymar).

Las principales características de Google Hangouts son:

• Permite videollamadas con múltiples usuarios.
• Ofrece la posibilidad de compartir pantalla por lo que es muy útil para formación, reuniones y presentaciones.
• Está conectado con YouTube para ofrecer el contenido en esa plataforma después de realizar la videoconferencia.
• Dispone de chat.
• Admite 10 usuarios en Smartphones y 15 en PC.
• Pueden realizarse videollamadas o llamadas por voz.
• Se puede conectar con Google Voice para integrar llamadas, SMS y buzón de voz.
• Es posible añadir usuarios que no tengan cuenta de Google (pero tendrán menos opciones).

Cómo funciona Google Hangouts

Para utilizar Google Hangouts es necesario disponer de una cuenta Google y acceder a la plataforma online de Hangouts desde un navegador web. En la pantalla principal de la plataforma se puede elegir realizar una videollamada, enviar un mensaje o una llamada de voz.

Para invitar a un usuario se puede utilizar su cuenta de Google o generar un enlace que puede compartirse para que cualquier usuario de Google se una a la videoconferencia. En la pantalla principal también hay una lista de contactos para iniciar o invitar a llamadas y videoconferencias.

4. Videoconferencias con FaceTime

FaceTime es una aplicación para realizar videoconferencias a través de cualquier dispositivo Apple (iPhone, ipad o iMac). Cuando se solicita una videoconferencia FaceTime, el receptor recibirá un aviso de la misma en todos los dispositivos Apple que tenga vinculados.

FaceTime es el equivalente de Skype para dispositivos de la marca Apple. Funciona también en otros dispositivos utilizando aplicaciones de soporte, pero su máximo rendimiento se produce cuando se realizan videoconferencias entre dispositivos de la marca.

Las principales características de la herramienta de videoconferencias de Apple son:

• Permite utilizar tanto la cámara frontal como la trasera de los distintos dispositivos.
• Admite llamadas en HD con 720p.
• Se pueden realizar llamadas individuales o en grupo, tanto de vídeo como sólo audio.
• Gran rendimiento entre dispositivos de Apple.
• Viene instalada de serie con los dispositivos de Apple.
• Permite llamadas engrup de hasta 30 personas.
• Consume pocos recursos del dispositivo.
• Necesita de una cuenta Apple iCloud.
• Aplicación segura con cifrado de extremo a extremo.

Cómo funciona FaceTime

Para realizar una videoconferencia utilizando FaceTime sólo hay que ir a la app y seleccionar uno de los contactos, pudiendo seleccionar entonces si es llamada con video o sólo audio. Una vez establecida la llamada se pueden ir añadiendo a la misma a otros contactos para convertirla en una videoconferencia grupal.

Desafortunadamente, no cuenta con la opción de envío de archivos o chat.

5. Videoconferencias con TrueConf

TrueConf desarrolla programas y aplicaciones de videoconferencias para telemedicina, teletrabajo y educación a distancia. Es una plataforma local para grandes empresas que valoran la seguridad de las comunicaciones. Con TrueConf los usuarios pueden hacer videollamadas y videoconferencias, intercambiar mensajes, organizar o visitar webinarios y transmitir sus eventos.

Todos los usuarios pueden disfrutar de la herramientas y características de las aplicaciones TrueConf:

• Funciona en LAN y VPN sin conexión de Internet
• Cuatro modos de videoconferencias, con roles varios de participantes
• Funciona en todas la plataformas y navegadores
• Hasta 1600 participantes simultáneas en una conferencia con múltiples diseños disponibles a cada participante
• Chat incorporado dónde los participantes pueden intercambiar mensajes y archivos
• Compartición de pantalla y control remoto de escritorio
• Integración con las sistemas SIP/H.323 para salas de conferencias
• Programación de conferencias y exportación de los eventos programados en Google Calendars
• Tiene la posibilidad de unirse a conferencias en otras plataformas (Zoom, Webex, BlueJeans, Lifesize Cloud, Skype for Business)
• Usuarios pueden transmitir sus conferencias web en YouTube, Facebook Live, Wowza

Cómo funciona TrueConf

El administrador de TI despliega el TrueConf Server y crea las cuentas para los usuarios. El comparte los datos de cuentas y el enlace para descargar las aplicaciones cliente con los usuarios. Cuanto la reunión está programada, los usuarios reciben invitaciones por sus correos electrónicos con fecha y hora e ID de la conferencia. Ellos pueden unirse a la conferencia de la forma más conveniente – desde sus aplicaciones cliente o navegadores.

Los participantes tienen control de sus cámaras y micrófonos, pero el anfitrión de la conferencia puede activarlos y desactivarlos también.

Los usuarios pueden programar reuniones y videollamadas y hacerlos en marcha gracias a estados de usuarios en aplicaciones.

El anfitrión o moderador de la conferencia pueden activar la grabación de la reunión y compartir el video después.

Otras aplicaciones para realizar videoconferencias

A parte de las cuatro aplicaciones para videoconferencias ya comentadas, existen otras en el mercado que pueden ser de gran ayuda a la hora de realizar teletrabajo. Entre las más importantes podemos nombrar:

• Jitsi. Aplicación de código abierto que no dispone de límite de participantes (lo marca la capacidad del hardware y la red).
• ooVoo. Multiplataforma para realizar videoconferencias HD que permite un máximo de 8 usuarios simultáneos.
• GoToMeeting. Plataforma en la nube para reuniones en línea y uso compartido de escritorio, admitiendo hasta 3000 participantes.
• Spike. Enfocada a los entornos de trabajo, presenta los emails en formato chat con la opción de realizar llamadas VoIP.
• Viber. De características similares a Skype, dispone de cifrado de seguridad y múltiples funciones y está limitado a videollamadas entre 2 dispositivos.
• Facebook Messenger. Tiene la ventaja de contar con la fuerte difusión de esta red social y su uso masivo. Pueden participar hasta 50 personas, aunque no son llamadas cifradas.
• WhatsApp. También permite videoconferencias desde la propia app, con una limitación de 4 personas simultáneas.

El teletrabajo es una opción real que llevan a cabo muchos trabajadores hoy en día. Una de las herramientas más importantes que utilizan para poder realizar con éxito este trabajo a distancia es la videoconferencia. Con ella pueden comunicarse en tiempo real con otras personas, crear reuniones, hacer presentaciones, compartir archivos, y todo tipo de actividades relacionadas con la comunicación empresarial y de negocios.

La tecnología actual ofrece gran cantidad de alternativas para poder elegir una herramienta adecuada a cada necesidad de comunicación como videoconferencia. En este artículo hemos comentado alguna de las más utilizadas, viendo cuáles son sus características y su funcionamiento.